PMO, Gestion de Projets & Gestion de Portefeuille de Projets

Pour réussir la gestion et la maîtrise des projets issus d’un schéma directeur, la DSI peut traiter la gestion du portefeuille de projets par la conception et le déploiement du bureau des projets ou project management office (PMO).

Les objectifs attendus par la mise en place du PMO sont :

  • Définir des méthodes, standards, outils et livrables associés à la gestion de projets ;
  • Implanter une culture « Management de projets » ;
  • Maintenir une collaboration efficace entre tous les acteurs des projets du système d’information.

Nos atouts

ACADYS dispose de 4 expertises reconnues internationalement :

  • En Stratégie et Gouvernance des SI (audit, élaboration de schémas directeurs de systèmes d’information, gestion des risques, organisation de la DSI),
  • Humaine en conduite du changement,
  • Métier, particulièrement la connaissance des bonnes pratiques internationales et de certains secteurs privés et publics,
  • Méthodologique (PMO, gestion de portefeuille, de programmes et de projets, pilotage de projets).

Acadys s’appuie sur un réseau international d’experts expérimentés et d’auditeurs certifiés, notamment hautement spécialisés dans les domaines de :

  • La gouvernance, la stratégie, le pilotage, l’organisation et le management de la fonction informatique ;
  • La mise en œuvre de PMO, de référentiels de gestion de projets, de programmes de projets et de portefeuille de projets pour certaines des organisations les plus prestigieuses et de grands groupes ;
  • La maîtrise des référentiels internationaux reconnus dans le domaine de la gestion de projets, de programmes et de portefeuille comme PMI-PMBoK, OPM3, OGC-Prince II, SMP et P3O ;
  • Le management des processus par la qualité et l’accompagnement au changement,
  • La Veille et l’Innovation, la Sécurité, et la compréhension fine des SI et des NTIC.

Les bénéfices

La mise en place de la Gestion de Portefeuille de Projets (GPP) reste une activité récurrente puisque le SI doit rester aligné avec les objectifs stratégiques de l’organisation et le portefeuille de projets doit tenir compte des contraintes de l’organisation (ressources financières, humaines, …). Les objectifs étant déjà explicités dans le cahier des charges par le client, les bénéfices d’une bonne GPP sont les suivants :

  • Sélection des projets en fonction de leur contribution à l’atteinte des objectifs stratégiques,
  • Transparence sur l’ensemble des projets en construisant les outils permettant une hiérarchisation et leur pilotage,
  • Identification des besoins futurs de financements dans les années à venir,
  • Juste équilibre entre l’ambition de l’organisation et ses moyens,

Amélioration de l’engagement réciproque des métiers (maîtrise d’ouvrage ou utilisateurs selon les cas) et des équipes techniques de la DSI.

Notre démarche méthodologique

PMO & GPP

La méthodologie proposée par ACADYS pour la mise en place du PMO et la gestion du programme / portefeuille de projets s’organise en 5 phases principales :

  • Phase 1 – Cadrage : Cadrer le chantier de la Gestion de Portefeuille de Projets
  • Phase 2 – Existant et Diagnostic : Identifier les forces et les faiblesses de l’existant et élaborer le diagnostic
  • Phase 3 – Développement et formalisation : Élaborer et formaliser l’ensemble des processus et des outils associés à la Gouvernance du SI et de la Gestion de Portefeuille de Projets
  • Phase 4 – Déploiement : Diffuser l’usage du modèle de la Gouvernance et de la Gestion de Portefeuille de Projets défini

Phase 5 – Accompagnement : Accompagner la Gestion de Portefeuille de Projets pour contrôler et piloter l’ensemble du schéma directeur de la DSI

PMO, Gestion de Projets

D’une durée approximative de 150 jours, cette méthodologie est répartie entre tous les acteurs : les Consultants Acadys , la Direction Générale, les Directions Métiers et la DSI.

Accompagnement de Responsable de Gestion de Projets

Pour l’Accompagnement dans les tâches de Responsable de Gestion de Projets (GP), les objectifs sont d’accompagner l’équipe responsable

  • Du programme en prenant la responsabilité de certains projets métiers ou techniques et du projet juridique.
  • Des projets en prenant en charge un certain nombre d’activités transverses telles que la gestion des risques et la planification des projets.
  • Du projet pilote dans la mise en œuvre du kit de Gestion de Projets du client.

Service de Management de Projets (SMP)

Il s’agit d’un service d’accompagnement que Acadys propose à toute organisation publique ou privée pour l’aider dans sa GP (Gestion de Projets)  & GPP (Gestion de Portefeuille de Projets).

Cette entité a pour missions principales de :

  • Professionnaliser les pratiques
  • Participer au recrutement des responsables projet
  • Développer les compétences
  • Assister les chefs de projet
  • S’assurer du bon déroulement des projets
  • Gérer le Portefeuille Projets

Opérationnellement, le SMP contribue à :

  • La réussite des projets en anticipant les risques et en identifiant les facteurs d’immobilisme
  • Éviter les dérapages excessifs des plannings et budgets

Stratégiquement, le SMP contribue à :

  • Augmenter le nombre de projets réussis, en proposant une méthodologie et en suivant le portefeuille projets
  • Éviter l’allocation de budget et de ressources sur des projets non pertinents.

Le rôle du SMP sur les 4 étapes du cycle de vie Projet étant :

  • Apporter un support méthodologique et une aide à la décision dans la Stratégie Projets dans les phases Étude, Initialisation et Réalisation.
  • Faire un Bilan projet (ce qui a été fait) et un Retour d’Expérience (REX : ce qui a été ressenti) dans la dernière phase de Capitalisation.

Mais aussi de définir les instances de pilotage avec les acteurs du Comité de Pilotage : Sponsor, Responsable Projet, Chef de Projet MOA, Chef de Projet MOE, membres du CODIR, partenaires ; leurs responsabilités et actions : présidence, animation, contribution, … ainsi que la fréquences des réunions et leurs objectifs :

  • Suivi d’avancement et du Planning
  • Gérer la Performance et Budget
  • Gérer la conduite du changement
  • Gérer les Risques
  • Gérer les ressources
  • Gérer le(s) Partenaire(s)
  • Gérer les contrats
  • Faire l’arbitrage Opérationnel et Technique
  • Suivi quotidien d’avancement des différents chantiers
  • Résoudre les problèmes de livraison et d’avancement
  • Surveiller les livrables et les indicateurs SLA
  • Gérer les conflits

De même sur le même modèle, en Gestion de Portefeuille Projets, le SMP aura pour rôle sur les 4 phases principales :

 

Le rôle du SMP

 

Outils GP

Kit GP

Enfin, les outils du kit GP permettent au responsable du projet de prendre des décisions et d’agir en vue de l’atteinte d’un but qui concourt à la réalisation de ses objectifs stratégiques.

Ce sont des outils d’aide au management pour piloter, animer une équipe en développant une réflexion collective, et l’organiser en vue d’optimiser l’utilisation de ses ressources.

Ces outils incluent les documents de reporting, les documents d’analyse et de suivi des risques, les tableaux de bord de pilotage, les procédures de collecte d’information.

Diagnostic Management de Projets

ACADYS a développé un outil diagnostic « Flash » / audit sur la Gestion de Projets. Il consiste en une évaluation des pratiques concernant la gestion des projets comparée aux référentiels PMBOK 5th Edition, PRINCE 2 et COBIT 5.

Ce diagnostic de la maturité de la DSI en termes de management de projets porte sur les 12 dimensions suivantes : Méthodologie ; Initialisation ; Clôture et bénéfices ; Périmètre ; Délais ; Coûts ; Qualité ; Risques ; Ressources humaines ; Acquisitions ; Communication ; Parties prenantes

Diagnostic management projet

L’évaluation montre l’état actuel de la maturité en gestion des projets et prescrit à l’organisation des recommandations dimension par dimension, afin d’atteindre sa maturité cible.

Méthode GP pour PMO : la méthode OSER

Cette méthode développée par Acadys est l’outil privilégié du PMO. Elle est utilisée au travers de matrices de portefeuille de projets sur 2 plans principaux :

  • L’Attractivité:
    • basée sur la contribution des projets à la Stratégie d’entreprise (la création ou l’amélioration d’un service, les contraintes réglementaires ou techniques)
    • et à sa performance Économique
  • La Difficulté:
    • dépendante du niveau du Risque associé et de la technique liés à la conception et à la réalisation des projets
    • ainsi que l’impact des nouvelles solutions sur l’Organisation

L’association de ces 4 critères permet de placer les projets selon la matrice OSER®

 

Matrice OSER

 

Et ainsi de déterminer très facilement leur priorité selon 4 grandes zones que sont Zones Prioritaires > Projets à enjeux > Projets neutres et enfin les Projets à éviter.

 

Matrice OSER

 

 

Illustration pour un portefeuille de projets type, la taille des « pastilles » dépendant de l’importance du projet (en charge JH ou en poids financier)

 

Matrice OSER

 

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